Коротко: сервер нужен небольшой фирме, когда несколько человек работают с одной базой 1С, общими файлами и почтой, а часть сотрудников подключается из дома или из филиала. Если в офисе два-три человека и одна файловая база, как показывает мой опыт, хватает сервера в офисе или облачного сервиса, но как только появляется удалённая работа и требования к резервным копиям, без сервера в дата-центре становится неудобно и рискованно.
Размещать сервер можно тремя способами: поставить свой в офисе, отвезти свой в дата-центр (услуга называется colocation) или арендовать облачный или выделенный сервер. Покупка выглядит дешевле только до тех пор, пока считают одно железо. Если сложить за три года электричество, ИБП, кондиционер, резервный интернет, администрирование и цену простоев, разница часто выглядит не такой приятной глазу.
Готовых цифр в этой статье нет: цены на железо, аренду и работу администратора зависят от города и конфигурации. Вместо них ниже есть таблица статей расходов на 3 года для каждого варианта и порядок, по которому вы посчитаете свои примерные расходы.
Для чего небольшой фирме сервер
Под словом «сервер» в маленьком офисе обычно понимают компьютер, который работает круглосуточно и отдаёт общие ресурсы всем сотрудникам. Типичные задачи:
- 1С. Одна база для бухгалтерии, склада и менеджеров. Сервер хранит её, а при терминальном доступе ещё и выступает в роли сервера терминалов, а зачастую еще и сервера 1С:Предприятие.
- Общие файлы. Договоры, сметы, сканы, шаблоны. На сервере удобнее настроить права доступа и резервное копирование, чем на десяти разных ноутбуках или компьютерах.
- Почта. Своя корпоративная почта на домене компании, если не устраивают бесплатные почтовые сервисы (довольно редкая задача). Про риски неправильной настройки почтового сервера рекомендую почитать в этой статье.
- Удалённая работа. Сотрудник подключается к рабочему столу на сервере из дома, из командировки, с ноутбука или планшета. Данные при этом не покидают сервер, на устройство приходит только изображение экрана. Как это устроено, разобрано в статье что такое терминальный сервер.
- Контроль и сохранность данных. Когда рабочие документы лежат в одном месте, намного проще настроить резервное копирование, а уволившийся сотрудник не унесет их на флешке или личном ноутбуке и не удалит без возможности восстановления, в случае конфликтного увольнения.
Если хотя бы две задачи из списка для вас актуальны, вопрос уже не «нужен ли сервер», а «где он будет стоять и кто за него будет отвечать».
Три варианта размещения
Сервер в офисе
Компания покупает сервер и ставит его в своём помещении: в подсобке, серверном шкафу, отдельной комнате, под столом у самого нелюбимого сотрудника (пусть терпит!) или у главного бухгалтера (хочу ВСЕ контролировать!). Всё оборудование принадлежит фирме, доступ к нему физический и мгновенный. Взамен компания сама отвечает за электропитание, охлаждение, интернет, безопасность помещения и работу администратора.
Плюсы: нет ежемесячной платы за размещение, сервер можно собрать ровно под свои задачи, данные физически на вашей территории. Минусы: все технические вопросы на вас, а работа всей фирмы зависит от электросети и провайдера интернет в здании.
Свой сервер в дата-центре (colocation)
Сервер тот же, покупаете его вы, но стоит он в стойке коммерческого дата-центра. Вы платите за место в стойке (обычно считается в юнитах), за подведённую мощность и за канал связи. Дата-центр обеспечивает резервное питание, охлаждение, охрану и несколько каналов связи.
Плюсы: инженерная инфраструктура на уровне, недоступном обычному офису, сервер сложно украсть или вынести без документов. Минусы: сервер по-прежнему один и ничем не зарезервирован. Если откажет материнская плата или контроллер дисков, кто-то должен привезти запчасть, а ваш администратор должен доехать до площадки или договориться об удалённых руках. Администрирование, резервные копии и замена стареющих дисков остаются вашей задачей.
Аренда облачного сервера
Вы не покупаете железо. Провайдер выделяет виртуальный сервер с нужным числом ядер, памяти и дисков на своём оборудовании. Платёж ежемесячный, конфигурацию можно поменять, когда вырастет число пользователей. Отказ одного физического узла провайдер закрывает переносом виртуальной машины на другой.
Плюсы: нет разовых вложений, нет забот о железе, электропитании и охлаждении, часто в тариф входят администрирование и резервные копии. Минусы: постоянный платёж, зависимость от выбранного поставщика услуг и от интернета в офисе. Качество услуги сильно различается, поэтому смотреть нужно не только на цену тарифа, но и на то, что в него входит.
Какие расходы считать за 3 года
Три года выбраны не случайно. Примерно на такой срок обычно рассчитана базовая гарантия на серверное оборудование, и к этому моменту уже пора планово менять часть дисков. Если считать только за год, покупка всегда проигрывает. Если считать за пять лет без замены железа, расчёт может оказаться слишком оптимистичным.
В таблице отмечено, какие статьи есть в каждом варианте. Где стоит «входит», проверьте в договоре: у разных поставщиков услуг условия сильно отличаются.
| Статья расходов | Сервер в офисе | Свой сервер в дата-центре | Облачный сервер |
|---|---|---|---|
| Покупка сервера, дисков, памяти | да, единовременное вложение | да, единовременное вложение | нет |
| Плановая замена дисков и ремонт после гарантии | да, рекомендуется раз в три года | да, раз в три года. Не все ЦОДы разрешают проведение работы у них в помещении | нет, забота провайдера |
| Электропитание | да | входит в плату за размещение или по счётчику | нет |
| ИБП и замена его батарей (раз в два года) | да | нет, питание резервирует дата-центр | нет |
| Кондиционирование помещения | да, покупка и возможные затраты на электричество | нет | нет |
| Место: шкаф, отдельная комната, её аренда | да, часть площади офиса | плата за юниты в стойке | нет |
| Интернет с резервным каналом и статическим адресом | да, желательно два провайдера для офиса | канал дата-центра, входит в размещение или отдельно | у провайдера; офису хватает обычного канала для RDP |
| Администрирование, обновления, мониторинг | да, свой специалист или подрядчик | да, свой специалист или подрядчик | часто входит в аренду, читайте договор |
| Резервные копии: второй носитель, внешнее хранилище | да | да | часть копий входит в аренду, дополнительная копия у себя — по желанию |
| Простои: часы, когда фирма не работает | зависит от отключений света, интернета и скорости ремонта | зависит от скорости замены железа | зависит от поставщику услуг и интернета в офисе |
Как посчитать свою сумму
Расчёт укладывается в одну простую формулу. Сначала сложите разовые затраты, затем ежемесячные, умноженные на 36, и отдельно оцените простои.
Итого за 3 года = разовые затраты
+ ежемесячные затраты × 36
+ плановые замены за срок
+ стоимость часа простоя × ожидаемые часы простояПорядок работы:
- Определите конфигурацию. Сколько пользователей будут работать одновременно, какой размер баз 1С, нужен ли терминальный доступ. Ориентиры по ядрам, памяти и дискам есть в материале какой сервер нужен для 1С на 5–20 пользователей. Одна и та же конфигурация должна быть во всех трёх вариантах, иначе сравнение не имеет смысла.
- Запросите цены на сборку сервера. Два-три коммерческих предложения от поставщиков серверов на эту конфигурацию, с зеркалированием дисков (RAID1 или RAID10) и гарантией. Туда же добавьте ИБП и, если нужен, серверный шкаф. Если сервер будет стоять в офисе, а не специально охлаждаемом помещении, укажите, чтобы в сборку поставили хорошее охлаждение процессора и дополнительные высокопроизводительные вентиляторы корпуса малошумящие.
- Узнайте стоимость лицензий. Попросите у поставщика расчёт стоимости лицензий 1С на нужное число пользователей.
- Посчитайте электричество. Возьмите среднюю потребляемую мощность сервера из документации или замера (в ваттах), умножьте на 24 часа и на 365 дней, переведите в киловатт-часы и умножьте на свой тариф. Добавьте кондиционер, если без него в комнате летом жарко, и потери в ИБП. Очень грубый расчет: берем мощность блока питания сервера, умножаем на 0,6, получаем примерное потребление электричества.
- Посчитайте интернет. Для офисного сервера нужен второй провайдер на случай аварии и статический IPv4 адрес (если планируется постоянный доступ извне).
- Оцените администрирование. Сколько часов в месяц специалист тратит на сервер: обновления, проверку копий, пользователей, мелкие сбои. Умножьте на его часовую ставку или возьмите абонентскую плату подрядчика. Стоимость поддержки сервера в IT-outsourcing компаниях начинается обычно с 1,500 рублей в месяц.
- Заложите замены. Минимум замену дисков и батарей ИБП за три года. Цены возьмите из тех же коммерческих предложений и умножьте на инфляцию и общее удорожание (я обычно рекомендую умножать минимум на 1,15). Имейте в виду, что батареи в ИБП через два года будут держать емкость примерно 2 раза меньшее время. Своим клиентам всегда рекомендую планово менять батареи раз в 25 месяцев.
- Для colocation запросите в двух-трёх дата-центрах стоимость размещения вашего сервера. Для расчета стоимости вам нужно сообщить: число юнитов, мощность блока питания, требуемый канал интернет, нужна ли ячейка для хранения запасных частей.
- Для облака запросите у провайдеров стоимость той же конфигурации в месяц и список того, что входит: лицензии, администрирование, резервные копии, перенос данных из офиса с ваших компьютеров и серверов.
- Оцените простой. Сколько стоит фирме час без 1С и критичных данных: зарплата сотрудников, которые простаивают, сорванные отгрузки, штрафы за просроченные отчёты. Умножьте на число часов, которые реально могут пропасть за три года: отключения света, аварии у провайдера, ожидание запчасти на замену в сервере.
Цифры сведите в таблицу с тремя столбцами и сравните итог. Важно, что стоимость простоя часто оказывается больше, чем разница в цене железа и аренды, поэтому этот пункт не стоит пропускать.
Риски сервера в офисе
У офисного сервера есть слабые места, которые не видны в момент покупки. В нашей практике большая часть аварий связана не с поломкой самого сервера, а с тем, что вокруг него. Самая частая проблема: неправильные параметры электричества, проблемы у провайдера интернет.
Отключения электричества
ИБП даёт серверу несколько минут, чтобы корректно завершить работу, но не держит его часами. Если свет в здании пропал на полдня, фирма стоит полдня. Работа из дома тоже не спасает: сервер выключен. Кроме того, ИБП должен быть настроен на автоматическое выключение сервера, а батареи в нём со временем теряют ёмкость и требуют замены.
Перегрев
Сервер в маленькой закрытой подсобке летом легко нагревает её сам. Если там же стоят роутер, коммутатор и ИБП, температура растёт ещё быстрее. Итог: сбои, отказы дисков, шум вентиляторов на максимуме. Кондиционер решает проблему, но становится ещё одним устройством, которое может сломаться и требует обслуживания.
Кража и физический доступ
Сервер в офисе можно унести вместе с данными: при краже, при конфликте с арендодателем или бывшим партнёром, при изъятии техники в ходе проверки. Даже если данные зашифрованы, работа фирмы остановится до восстановления из копии. А если копия хранилась на диске внутри того же сервера, восстанавливать будет не из чего.
Один администратор
В небольших фирмах сервер часто держится на одном человеке: штатном айтишнике, знакомом или приходящем студенте. Пароли, схема копий и настройки удалённого доступа есть только у него в голове. Он уходит в отпуск, болеет или увольняется, и компания не может ни восстановить сервер, ни даже войти в него. На практике мы видим и вторую сторону этого риска: без регулярной проверки удалённый доступ к офисному серверу открывают наружу со слабыми паролями, и это один из частых путей для шифровальщиков.
Интернет в одном здании
Пока все сидят в офисе, интернет серверу не нужен. Как только появляются удалённые сотрудники и филиалы, авария у провайдера бизнес-центра отключает от базы всех, кто работает снаружи.
Когда свой сервер оправдан
- Уже есть серверная комната с кондиционером, ИБП, резервным интернетом и администратор, который ведёт документацию и при этом не остаётся единственным, кто знает, как всё устроено.
- Нагрузка большая и стабильная на несколько лет вперёд, конфигурацию не придётся часто менять.
- Есть требование хранить данные на собственном оборудовании: внутренние правила, требования заказчиков, отраслевые нормы.
- В офисе есть оборудование, которое должно работать с сервером по локальной сети без задержек: станки, кассы, видеонаблюдение с большим объёмом записи.
Если своё железо нужно, но офис не подходит по питанию и охлаждению, золотая середина — colocation: оборудование ваше, инфраструктура дата-центра. Только заранее продумайте, как будете восстанавливать работу при отказе единственного сервера. Или закажите настройку отказоустойчивого кластера из нескольких серверов, ниже есть ссылка на сайт подрядчика, у которого огромный опыт развертывания таких кластеров.
Важное правило для любого своего сервера: он должен быть именно сервером, а не обычным компьютером под столом. Почему мини-ПК не годится даже для двух пользователей, описано в статье неттоп как сервер 1С. Если сервер остаётся в офисе и своего специалиста нет, настройку и сопровождение можно отдать подрядчику: например, IT-Спутник обслуживает офисы с выездом в Москве и Санкт-Петербурге и удалённо по всей России.
Когда выгоднее аренда
- В фирме 3–30 пользователей и нет штатного администратора.
- Часть сотрудников работает из дома, есть филиалы или бухгалтер на аутсорсе.
- Нет помещения, где сервер будет стоять в прохладе и под замком.
- Не хочется замораживать деньги в железе и лицензиях, а нагрузка может вырасти или упасть.
- Офис арендованный и через год-два возможен переезд.
Для таких случаев разумно сравнить свой расчёт с готовым предложением. Например, аренда терминального сервера с 1С у Service4biz: сервер создаётся из шаблона от 15 минут, администрирование входит в аренду, в стоимость включены три последние резервные копии. Подставьте месячную плату в формулу выше и сравните с итогом по своему серверу за те же 36 месяцев.
При аренде тоже есть что проверить: где физически находится дата-центр, как часто делаются копии и сколько их хранится, можно ли выгрузить базу и уйти к другому поставщику услуг, как защищён вход на сервер. Рекомендуется настройка дополнительного резервного копирования, помимо копий образа сервера в облаке.
Итоговое сравнение
| Критерий | Сервер в офисе | Colocation | Облачный сервер |
|---|---|---|---|
| Разовые вложения | высокие | высокие | нет |
| Ежемесячные платежи | электричество, интернет, администратор | размещение, администратор | аренда |
| Устойчивость к отключению света и интернета | низкая | высокая | высокая, если в офисе есть запасной канал |
| Отказ железа | простой до ремонта | простой до ремонта плюс дорога | решает провайдер |
| Физическая сохранность | зависит от офиса | охрана дата-центра | охрана дата-центра |
| Удалённая работа | нужно настраивать и защищать | нужно настраивать и защищать | обычно готова сразу |
| Смена конфигурации | покупка деталей или нового сервера | то же плюс выезд | смена тарифа |
| Кто нужен для обслуживания | свой администратор или подрядчик | свой администратор или подрядчик | часто хватает поддержки провайдера |
Частые вопросы
Можно ли обойтись без сервера совсем?
Да, если в фирме один-два человека, база 1С небольшая и никто не работает удалённо. Тогда хватает облачного сервиса 1С или одного рабочего компьютера с настроенным резервным копированием. Как только появляются несколько пользователей одной базы и работа из дома, сервер в том или ином виде становится нужен.
Что дешевле за три года: купить сервер или арендовать?
Универсального ответа нет, всё решает ваш расчёт. Покупка выигрывает, когда инфраструктура и администратор уже есть и их стоимость не нужно добавлять. Аренда выигрывает, когда всё это пришлось бы создавать с нуля, а цена простоя для фирмы высокая. Посчитайте по формуле из статьи с реальными предложениями поставщиков.
Чем colocation отличается от аренды выделенного сервера?
При colocation сервер ваш, вы его покупаете и привозите, а дата-центр только размещает и подключает. При аренде выделенный сервер принадлежит провайдеру и он же меняет вышедшие из строя детали. В обоих случаях это один физический сервер, и его отказ означает простой до замены детали. Рекомендуется настройка отказоустойчивого кластера из двух и более серверов.
Нужен ли ИБП, если сервер стоит в офисе?
Обязательно. Задача ИБП — не держать сервер часами, а пережить короткие провалы напряжения и при долгом отключении корректно завершить работу Windows и базы данных. Внезапное выключение во время записи может повредить базу. Батареи ИБП нужно периодически проверять и менять.
Можно ли начать с сервера в офисе и потом перейти в облако?
Да. Базы 1С, файлы и почту переносят с офисного сервера на облачный, обычно за выходные или вечер. Многие поставщики услуг делают перенос сами. Обратный путь тоже возможен, поэтому решение не окончательное.
Правда ли, что в облаке данные в большей безопасности?
От отключения света, перегрева, кражи и отказа железа — да, дата-центр защищён лучше офиса. От слабых паролей и неосторожных пользователей облако само по себе не спасает: защита входа, права доступа и независимая копия данных нужны при любом размещении.