Перенос почты с Gmail на Яндекс, Mail или свой сервер

Перенести корпоративную почту с Gmail можно тремя путями: подключить свой домен к российскому сервису (Яндекс 360 для бизнеса, VK WorkSpace) или поднять собственный почтовый сервер. Во всех случаях порядок одинаковый: готовите домен и новые ящики, копируете старые письма по IMAP, переключаете MX-записи в DNS, делаете повторную докопировку и настраиваете телефоны и почтовые программы.

Главное отличие — какой у вас Gmail. Если компания работала на Google Workspace с адресами вида ivanov@firma.ru, адреса сохранятся: меняется только место, где лежат ящики. Если сотрудники пользовались личными адресами @gmail.com, забрать эти адреса нельзя. Письма перенести можно, а адрес придётся сменить и предупредить контрагентов.

Весь переезд для небольшой фирмы занимает от нескольких дней до пары недель. Основное время уходит на копирование больших ящиков, а не на настройку. Ниже — план по шагам, записи DNS, способы переноса писем и таблица для выбора варианта.

Зачем уходить с Gmail

Поводы у компаний разные, но обычно речь о нескольких вещах.

Свой домен. Адрес buh@firma.ru выглядит надёжнее, чем firma.buh2019@gmail.com. Уволился сотрудник — ящик остаётся у компании, а не уходит вместе с личным аккаунтом.
Предсказуемый доступ и оплата. Google уже менял условия для бесплатных корпоративных аккаунтов, а оплата зарубежного сервиса из России затруднена. Компания не хочет, чтобы рабочая переписка зависела от чужих решений.
Где хранятся данные. Часть компаний предпочитает держать переписку с клиентами на серверах в России или в конкретной стране, где работает бизнес.
Архив и контроль. Руководителю нужно видеть все ящики, отключать доступ уволенным, делать резервные копии и хранить старую переписку столько, сколько нужно самой компании.

Если почта у вас работает и ни один пункт не беспокоит, переезд ради переезда не нужен. Но если домен уже куплен, а сотрудники пишут клиентам с личных Gmail, наводить порядок стоит.

Личный Gmail и Google Workspace: в чём разница для переноса

Прежде чем планировать, выясните, с чем именно вы работаете.

Личные ящики @gmail.com

Это бесплатные аккаунты, которые каждый сотрудник завёл сам. Домен gmail.com принадлежит Google, и его MX-записи вы не контролируете. Что можно сделать:

создать новые ящики на своём домене;
скопировать в них старые письма по IMAP;
включить в старом Gmail пересылку на новый адрес, чтобы не пропустить письма от тех, кто не обновил контакты;
разослать клиентам и поставщикам уведомление о новом адресе и поменять его в подписях, на сайте, в договорах и личных кабинетах банков и маркетплейсов.

Старый ящик лучше не удалять хотя бы полгода. На него могут быть завязаны регистрации в сервисах и восстановление паролей.

Google Workspace на своём домене

Здесь домен ваш, и именно вы решаете, куда он направляет почту. Адреса сотрудников не меняются. Переезд сводится к трём действиям: создать такие же ящики у нового провайдера, перенести письма и переключить MX. Для клиентов переход проходит незаметно.

Отдельный случай — старые бесплатные аккаунты G Suite (бывший Google Apps). Их владельцы получали от Google требование перейти на платный тариф. Технически это тот же Workspace: домен ваш, схема переноса та же.

Куда переносить: три варианта

Почта для домена у российских сервисов

Яндекс 360 для бизнеса и VK WorkSpace (раньше — Mail.ru для бизнеса) позволяют подключить свой домен и создать ящики сотрудников. Вы получаете привычный веб-интерфейс, мобильные приложения, антиспам и панель администратора. Серверы, обновления и доставку писем обслуживает сам сервис.

Минусы тоже есть. Условия, тарифы и лимиты определяет провайдер, и он может их поменять. Вы не выбираете, где физически лежат данные, и не управляете сервером. Если вы удалили письмо и очистили корзину, вы не знаете, сколько оно ещё хранится на стороне сервиса. Для многих компаний это приемлемо, но решение стоит принять осознанно.

Собственный почтовый сервер

Второй путь — отдельный почтовый сервер под компанию: в офисе, в дата-центре или в облаке. Популярные решения с веб-почтой, календарём и адресной книгой: Zimbra, SOGo, iRedMail, Mailcow и другие. Все ящики, архивы и журналы находятся на вашем сервере. Сколько ящиков создавать и сколько места под них выделять, решаете вы.

Цена контроля — администрирование. Кто-то должен обновлять систему, следить за местом на диске, настраивать антиспам, делать резервные копии и следить, чтобы IP-адрес сервера не попал в чёрные списки. Если своего администратора нет, логичнее взять корпоративную почту на отдельном сервере с администрированием: сервер разворачивают под компанию, его можно разместить в любой стране из доступных, а обслуживание берёт на себя провайдер.

Сравнение вариантов

Критерий	Свой домен у сервиса (Яндекс 360, VK WorkSpace)	Собственный почтовый сервер
Контроль над данными	Данные у провайдера, правила хранения задаёт он	Данные на вашем сервере, правила хранения и удаления ваши
Объём ящиков	Лимиты зависят от тарифа	Ограничен только диском сервера, расширяется по необходимости
Число ящиков	Зависит от тарифа	Сколько нужно, ограничение — ресурсы сервера
Стоимость владения	Абонентская плата за пользователей, без затрат на обслуживание	Сервер плюс работа администратора; выгоднее при большом числе ящиков или больших архивах
Сложность запуска	Низкая: подтвердить домен, прописать DNS, создать ящики	Средняя и выше: установка, сертификаты, PTR-запись, антиспам, резервные копии
Доставляемость писем	Репутация IP на стороне сервиса	Репутацию IP нужно беречь самим
Размещение	Выбирает провайдер	Любая площадка и страна, какую вы выберете

Подготовка: домен и DNS-записи

Без своего домена корпоративной почты не бывает. Если домена нет, зарегистрируйте его заранее. Если он есть, проверьте, что у вас есть доступ к панели управления DNS: у регистратора, на хостинге сайта или в другой DNS-службе. Нередко доступ остался у бывшего подрядчика, и на его восстановление уходит больше времени, чем на весь перенос.

Для почты нужны четыре типа записей.

MX — указывает, на какой сервер доставлять входящие письма для домена. Именно её смена и означает «переезд».
SPF — TXT-запись со списком серверов, которым разрешено отправлять почту от имени домена.
DKIM — TXT-запись с открытым ключом. Почтовый сервер подписывает исходящие письма, а получатель проверяет подпись по этой записи.
DMARC — TXT-запись для _dmarc.вашдомен, которая говорит получателям, что делать с письмами, не прошедшими проверку SPF и DKIM.

Точные значения MX, SPF и DKIM выдаёт новый провайдер или берутся из настроек вашего сервера. Примеры, как это выглядит для домена firma.ru:

firma.ru.               MX   10 mx.novyj-provajder.ru.
firma.ru.               TXT  "v=spf1 include:_spf.novyj-provajder.ru ~all"
mail._domainkey.firma.ru. TXT "v=DKIM1; k=rsa; p=MIIBIjANBg..."
_dmarc.firma.ru.        TXT  "v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@firma.ru"

Несколько правил, на которых чаще всего ошибаются:

SPF-запись у домена должна быть одна. Если серверов несколько, их перечисляют в одной записи, а не создают вторую.
На время переезда в SPF держите и старый, и новый сервер. Для Google Workspace это include:_spf.google.com. Уберите его после того, как Gmail перестанет отправлять письма.
Имя DKIM-записи (селектор перед ._domainkey) задаёт новый провайдер. Старую запись Google можно оставить до конца переезда, она не мешает.
DMARC начинайте с p=none, то есть только с наблюдения. Ужесточать политику стоит, когда отчёты покажут, что все легитимные письма проходят проверку.
Для собственного сервера нужна ещё обратная DNS-запись (PTR) для IP-адреса. Её настраивает владелец IP — хостинг-провайдер или оператор связи. Без PTR многие почтовые системы режут письма как спам.

Не забудьте про сайт. Если сайт и почта на одном домене, при правке DNS не трогайте A-записи и записи подтверждения других сервисов.

Перенос писем по IMAP

Письма из Gmail забирают по протоколу IMAP: сервер imap.gmail.com, порт 993, шифрование SSL/TLS. Сторонние программы Google обычно пускает только по паролю приложения, а его можно создать лишь при включённой двухэтапной проверке аккаунта. В Workspace администратор может ограничить такой доступ, поэтому начните с проверки этих настроек.

Встроенные инструменты сервисов

У крупных почтовых сервисов есть свои средства импорта: сборщик писем для одного ящика и инструмент миграции для всей организации в панели администратора. Им указывают старый сервер, логины и пароли приложений, и сервис сам забирает письма. Для фирмы на 5–20 человек этого обычно хватает. Где именно искать эту функцию и какие у неё ограничения, смотрите в справке выбранного сервиса: интерфейсы меняются регулярно.

imapsync

Для собственного сервера или сложных случаев подходит бесплатная утилита imapsync. Она копирует письма из одного IMAP-ящика в другой, сохраняет структуру папок и при повторном запуске докачивает только то, чего ещё нет в новом ящике. Пример запуска:

imapsync --host1 imap.gmail.com --ssl1 --user1 ivanov@firma.ru --password1 'пароль_приложения' \
         --host2 mail.firma.ru --ssl2 --user2 ivanov@firma.ru --password2 'новый_пароль' \
         --gmail1

Ключ --gmail1 включает готовые настройки для Gmail в роли источника. Сначала запустите утилиту с ключом --dry: она покажет, что будет скопировано, ничего не меняя. Если ящиков много, соберите логины в файл и запускайте утилиту по списку.

Особенности Gmail, о которых стоит знать

Ярлыки вместо папок. В Gmail одно письмо может иметь несколько ярлыков, и по IMAP оно видно в каждой такой «папке». При копировании получаются дубли.
Папка «Вся почта». Она содержит все письма ящика. Если копировать её вместе с остальными папками, объём вырастет в разы. Обычно её исключают или, наоборот, копируют только её в отдельную архивную папку.
Суточные лимиты. Google ограничивает объём, который можно скачать по IMAP за сутки. Ящик на десятки гигабайт копируется несколько дней, поэтому начинайте перенос заранее.
Контакты и календари по IMAP не переносятся. Их выгружают отдельно (контакты — в файл vCard или CSV, календари — в файл iCalendar) и импортируют на новом месте. Для всего аккаунта можно использовать Google Takeout.

Порядок переезда и день переключения MX

Письма теряются не при копировании, а в момент переключения. Интернет узнаёт о новой MX-записи не сразу: пока у отправителей в кэше старое значение, часть писем уходит на прежний сервер. Схема ниже решает эту проблему.

За неделю–две: составьте список ящиков, групповых адресов и пересылок. Создайте ящики у нового провайдера или на сервере. Добавьте новый сервер в SPF и пропишите DKIM.
Там же: запустите первичное копирование писем. Большие ящики пусть копируются в фоне несколько дней, пока все работают в Gmail.
За 1–2 дня до переключения: уменьшите TTL у MX-записи до 300–600 секунд. Тогда после смены записи старое значение быстрее забудут (настройка делается на NS серверах, которые отвечают за домен).
День переключения: выберите вечер пятницы или выходной. Замените MX на новые. Проверьте, что тестовое письмо с внешнего ящика приходит в новый.
Параллельный сбор: ещё несколько дней письма могут приходить в Gmail. Не отключайте старые ящики. Запускайте докопирование раз в день: imapsync или сборщик заберёт только новые письма.
Через 1–2 недели: сделайте финальную синхронизацию, уберите Google из SPF, верните TTL к обычному значению. Отключайте подписку Workspace только после того, как убедитесь, что в Gmail ничего не приходит.

Перед отключением старого аккаунта сохраните полную выгрузку ящиков через Google Takeout. Это страховка на случай, если при переносе что-то пропустили. Выгрузку храните по правилам обычных резервных копий, подробнее — в статье о правиле резервного копирования 3-2-1.

Настройка телефонов и почтовых программ

После переключения MX сотрудникам нужно перенастроить устройства. Удобнее разослать короткую инструкцию заранее и назначить время, когда можно помочь.

Параметры подключения

Любой почтовой программе нужны одни и те же данные:

входящая почта: протокол IMAP, адрес сервера нового провайдера, порт 993, SSL/TLS;
исходящая почта: SMTP, порт 465 (SSL/TLS) или 587 (STARTTLS), обязательна авторизация;
логин — полный адрес ящика, пароль — новый пароль или пароль приложения, если сервис его требует.

Выбирайте IMAP, а не POP3. При IMAP письма остаются на сервере и одинаково видны на телефоне, в ноутбуке и в веб-почте.

Телефоны

На iPhone почтовый аккаунт добавляют в настройках системы, в разделе приложения «Почта», через пункт добавления учётной записи. Для своего сервера выбирают вариант «Другое». На Android удобнее всего фирменное приложение сервиса или Gmail-приложение с добавлением аккаунта IMAP. Старый аккаунт Google на телефоне стоит удалить или отключить в нём синхронизацию почты, иначе сотрудник по привычке продолжит отвечать со старого ящика.

Почтовые программы на компьютере

В Outlook и Thunderbird добавьте новую учётную запись с параметрами выше. Автонастройка часто подбирает их сама, если провайдер это поддерживает. Если в программе был локальный архив писем (файл PST у Outlook), он никуда не денется: его можно оставить подключённым или загрузить нужные папки в новый ящик.

Что ещё не забыть

сканеры и МФУ, которые отправляют документы по почте;
сайт и формы обратной связи, отправляющие письма через SMTP Gmail;
1С, CRM и другие программы с настроенной отправкой счетов и уведомлений;
автоответы, подписи и групповые адреса вроде info@ и buh@.

На практике мы видим, что именно эти мелочи всплывают через неделю после переезда: МФУ перестал отправлять сканы, а форма на сайте молча не доставляет заявки. Проверьте их в первый рабочий день.

Частые вопросы

Можно ли сохранить адрес @gmail.com после переноса?

Нет. Домен gmail.com принадлежит Google, перенести его адреса к другому провайдеру нельзя. Можно скопировать письма в новый ящик на своём домене и настроить пересылку со старого адреса, пока контрагенты не перейдут на новый.

Сколько времени занимает перенос почты с Gmail на Яндекс или Mail?

Настройка домена и ящиков занимает несколько часов. Копирование писем зависит от объёма: небольшой ящик переносится за час, ящик на десятки гигабайт — за несколько дней из-за лимитов Gmail. Период параллельного сбора после смены MX — ещё одна-две недели.

Потеряются ли письма в день переключения MX?

Не потеряются, если не отключать Gmail сразу. Часть писем ещё какое-то время будет приходить на старый сервер, их забирают повторной синхронизацией. Заранее уменьшенный TTL сокращает этот период.

Что выбрать небольшой фирме: сервис или свой сервер?

Если ящиков немного, архивы небольшие и администратора нет, проще сервис с подключённым доменом. Собственный сервер оправдан, когда важно, где хранятся данные, нужны большие ящики или много адресов, или есть требования к хранению архивов. Администрирование такого сервера можно передать подрядчику.

Нужно ли переносить контакты и календари отдельно?

Да. IMAP переносит только письма. Контакты выгружают в vCard или CSV, календари — в формат iCalendar, затем импортируют в новый сервис или в веб-клиент своего сервера.

Письма с нового домена попадают в спам. Что проверить?

Проверьте, что SPF одна и включает новый сервер, что DKIM опубликован и письма подписываются, что есть запись DMARC. Для своего сервера дополнительно проверьте PTR-запись и нет ли IP-адреса в чёрных списках. Посмотреть результат проверки можно в заголовках полученного письма: там видны итоги SPF, DKIM и DMARC.